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導入事例

食品製造販売会社M社様

社員数が減ったにも関わらず、経費精算システムのリニューアルと訪問型アウトソーシングで効率アップ

業種資本金売上高従業員数
食品製造販売12億円250億円270名

【課題】

間接部門で社員数が減少となり、正社員は判断業務や付加価値の高い業務への対応を取るよう経営陣より指示があり経理部の改革が急務となった。現状は老朽化した経費システムを導入しており、チェック業務も常勤の派遣社員が行っていたが入退社が続き永年体制が安定していなかった。


【導入サービス】

サービス形態:訪問型アウトソーシング   立替経費精算チェック業務:200名

  • 紙の経費精算申請書と証憑をチェックし、その後経費精算システムにて上長承認された申請データの経理承認を実施する。
  • 10日、20日、末日締めがあり締日の翌稼働日にあわせて訪問し作業を実施。
  • 複数人での作業により人的リスクを軽減した体制を構築。
  • 経費精算システムも古かった為、弊社パートナー会社を紹介。
  • 現状の経費精算フローにあわせた設定をおこない、システムの操作性から社員様の利便性も向上させた。


お客様の声

  • 大量の経費精算書類があるにもかかわらず納期通り、スピーディーに作業を行って頂いております。
  • 上長承認にて通過されてしまった証憑不備や経費精算書記載ミスについて的確にご指摘頂いております。
  • 不明点については、弊社と適時確認を取りながら作業を行っていますので処理時間に無駄がありません。
  • また、新規導入した経費精算システムも経路検索に連動したり、入力項目が簡素化したりとパフォーマンスが向上しました。


アウトソーサーからのポイント

精算回数は3回と多いほうではありませんでしたが、1人あたりの精算件数が多く、手書項目が多いので判別に時間を要する会社様でした。
1件でも申請書を作成する方もいれば50件まとめて申請される方もおり、申請回数が多いと申請書も増えますので申請のタイミングを1~2回へ減らして頂きました。申請不備も同じ方が毎回間違っていたり、間違うポイントが同じだった場合は、改善通達を出してミスを減少させていきました。

経費精算システムは既に在籍していない情報システム部の方が作られたもので、メンテナンスも困難になっていましたので、これを機にコストの安いシステムへ変更して頂きました。仕訳の自動生成レベルも向上し、経理での作業もワンランク向上しました。

医薬会社Z社様

複数人体制とマニュアル化で、安定した経理業務を実現

業種資本金売上高従業員数
動物医薬品販売非公開非公開200名

【課題】

間もなく新規ERPシステム導入プロジェクトが開始する為、通常業務をおこなう事が難しくなる状況だったが、検討時期が遅れ期限が迫っていた。そのうえセキュリティポリシーが厳しく外部へのデータ持ち出しが難しい。
会社も設立してそれほど時間も立っておらず、確認をしながらスピードを持って進めていく必要があった。


【導入サービス】

サービス形態:訪問型アウトソーシング   支払業務・立替経費精算業務:併せて900申請分

<支払業務>

紙の支払申請書と請求書をチェックし、その後購買システムにて上長承認された申請データの経理承認を実施する。
その後、書類ファイリング。支払サイトは10通り以上あり書類は毎日ランダムに経理BOXへ投入されるので月の殆どに訪問し業務を実施した。

<立替経費精算業務>
紙の経費精算申請書と証憑をチェックし、その後経費精算システムにて上長承認された申請データの経理承認を実施する。
その後、書類をファイリング。支払は週1回行っていたが書類は毎日ランダムに経理BOXへ投入されるので月の殆どに訪問し業務を実施した。
週1回、月1回の分析資料作成もサポート。


お客様の声

1年を通して滞りなく安定して行って頂いております。
以前は派遣社員に担当してもらっていましたが休みの時やその他の業務が入った時には滞りがちになっていましたが、貴社になってからは複数人で専門対応して頂き、月のローテーションも上手く組んで頂いております。
弊社の社員とも人間関係を良好に構築して頂いていますので、意見交換を都度行いながら、社員の不備の改善も実施しています。


アウトソーサーからのポイント

社員様は書類をいつでも提出して良いルールになっており、提出があれば実施するような作業を行っておりました。
支払業務では支払サイトも多くあり煩雑で慎重な確認が必要でしたが、弊社では都度対応の部分をマニュアル化し、サイトも一覧にしたうえで可視化し、イレギュラー項目をどんどんマニュアル化していきました。
窓口担当者の方にも協力頂き、判断が必要なものに関してはスタッフへ適切なフォローを行っていただき、その後は徐々にエラー率の低下が図られてきています。

繊維業S社様

センター型アウトソーシングで大量のデータも目視チェックが可能となり、内部統制をクリア

業種資本金売上高従業員数
繊維製造販売5千万円60億円150名

【課題】

仕入業者から来る請求書と自社の請求システムのデータ突合が必要だが物量が多すぎて自社社員では対応出来ない状況であった。
契約社員に対応させていたが毎月全てチェックする事が出来ず、内部統制上問題となっていた。


【導入サービス】

サービス形態:センター型アウトソーシング   支払業務:請求書と支払データチェック業務

◆ 全請求書のうち、自動マッチングされない8,000件程度に目視チェックを実施。
◆ 請求書が翌月第1週にそろってくるのでカレンダーで月20日程度までが納期。
◆ 判定区分である3種類の区分を用いEXCELの専用フォームへ差異結果を記載。


お客様の声

まだ、始まったばかりですが、今まで自社で行う事が出来なかった業務を完了していただいているので満足しています。
やはり無理して自社でおこなうのではなく専門のアウトソーシング会社に頼んだ方が効率が良かったです。これで内部統制の第一段階はクリアしましたので、今後は社員が更に統制を強化し、正しい仕入計上を実施していきたいと思います。
この業種はチェック業務が多いので、その他の経理業務でもチェックを行っていただこうと検討しています。


アウトソーサーからのポイント

頂いたデータが当初お聞きした物量より多く体制を再構築しましたが、今まで自社でおこなえなかった物量の多い業務を弊社にて完了する事ができました。
これだけの体制を自社で構築する事は難しく経理部でチェック担当者を配置するのも社員のキャリアパスを考えると難しいでしょう。弊社では専任スタッフが控えておりますので、センターで集中して作業を実施しました。
検証の結果では返品や単価変更にて差異が出ていたようです。時期を見て、仕入先様に協力を頂きながらアンマッチ項目を減少させる取り組みをご一緒に構築していきたいと考えております。

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